高段位的HR如何做好離職面談
來 源:未知發(fā)表日期:2018-06-13
重視人才”是任何一個管理者的必修,但重視人才應該是全方位、全過程的,不應只體現(xiàn)于入職和在職過程中,也應該體現(xiàn)在離職程序中。 從組織成本考慮,一名成熟員工離職,企業(yè)從新員工招聘到培養(yǎng)成熟所需付出的成本是該崗位薪酬的4~8倍。因此,充分的離職溝通、及時挽回優(yōu)秀員工,或者通過溝通了解企業(yè)管理存在的問題和弊端,是對企業(yè)的基本負責,HR應該充分重視并學習離職面談的技巧和方法。
一、什么是離職面談 我們將離職面談定義為“企業(yè)為了解進入離職程序或已離職的員工對于企業(yè)各種內(nèi)部狀況的最終意見和看法而與員工進行的談話”。
(2)離職面談的目的。通過面談發(fā)現(xiàn)企業(yè)、工作開展時的漏洞與不完善之處,從中發(fā)現(xiàn)與企業(yè)工作有關的信息,幫助企業(yè)管理者認清事實,解決管理過程中存在的各種問題,以便于企業(yè)日后更好地改進與提升(而并非以留住離職員工為主要目的)。
二、離職面談的重要性 典故“徐庶走馬薦諸葛”就是一個非常典型的離職面談案例,劉備送走了一個員工徐庶,但徐庶卻為他推薦了一個更為優(yōu)秀的繼任者——諸葛亮??梢?,即使是已經(jīng)離開公司的員工,在某種意義上仍然可以是“潛在”的人力資源,離職面談益處較多。
(1)挽留核心員工離職面談不僅可以融洽公司與離職員工的關系,還可起到挽留核心員工的作用——避免留在企業(yè)的其他優(yōu)秀的在職員工“人在曹營心在漢”。
(2)關懷離職員工對于企業(yè)不想留用的員工,也可以通過離職面談降低雙方的敵對意識,體現(xiàn)出企業(yè)對員工的尊重與關懷。在職員工是企業(yè)的寶貴資源,我們應倍加珍惜,如果在職員工出現(xiàn)了問題、遇到了困難,我們要第一時間給予幫助。換而言之,這是內(nèi)部矛盾,只要關起門來、靜下心來,就都有機會解決。對于即將或已經(jīng)離職的員工,我們應加大重視,給予更多的關心。也許人離開了,希望他們的心還是留在公司、向著公司。
(3)預防不利行為由于離職者的心態(tài)多半對公司不滿,離開后可能會有詆毀公司形象的可能,對企業(yè)形象會有很大的影響。因此,做好離職面談還可以預防很多不利于公司發(fā)展的行為發(fā)生,至少可以舒緩員工對公司的抱怨或敵對心態(tài)。
(4)獲得真實心聲一個即將離開的員工是有可能把對公司的看法,包括在職時不敢講的負面看法講出來。人之將走,其言也真,這些臨別之際的心聲吐露和針砭之言,是直接、難得的訪談資料,往往都是公司的不足甚至陰暗面的曝光,有利于公司日后的改進和提高。
(6)放眼未來合作通過面談,可以向離職員工發(fā)出友善信號,使其認識到他仍然是公司的“朋友”。很多時候,與離職員工保持良好關系,還可能為公司帶來很多長遠的利益,比如新的客戶和市場機會、人才推薦機會,甚至優(yōu)秀離職員工重新回到公司繼續(xù)效力等。
三、要有效地進行離職面談
(2)第二種情形是針對員工已經(jīng)辦理完離職手續(xù),這時期的面談才稱為真正意義上的離職面談。要做好這項工作并非易事,在實施過程中會遇到一些問題和障礙。
所以,在選定交流時間之前,HR部門應在離職面談前做好充足的準備,先了解離職者的基本資料,根據(jù)離職者的情況,準備好面談的話題,再安排面談的時間和地點。
離職面談是一件需要花費心思去做的事情。離職面談注重“真誠性原則”面談組織者應將此工作視為管理工作的其中一部分,堅持公正、公平、和平的原則,尊重客觀事實,尊重員工的心理感受,了解員工的心理,消除員工的對抗情緒,采用正當且恰當?shù)氖侄蝸硖幚硗话l(fā)狀況。同時,又不能完全順應離職員工對企業(yè)的不滿情緒,和離職員工達成共“憤”,應以樹立良好的企業(yè)文化形象為基準。離職面談注重“開放性原則”:多問一些類似“什么” “如何”和“為什么”等開放式的問題,而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題,除非你需要對某個觀點加以確認。面談時還應選好交流的主題,且盡量使之與離職員工利益直接相關,如對跳槽性質(zhì)的員工進行面談應重點了解其辭職的原因和想法,究竟是為了個人發(fā)展、學習及家庭原因,還是對企業(yè)管理模式、管理層工作風格、團隊氛圍、績效評價狀況、當前職位工作內(nèi)容等不滿。
離職面談注重“暢所欲言原則”:在離職面談的過程中,代表企業(yè)與離職者進行面談的人員應多聽少說,給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當?shù)臅r候,應對離職人員進行善意引導或打消他的疑慮,而不是施加壓力.要記住,面談的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案,而不是進行說教或訓誡。
第三步,離職面談的統(tǒng)計階段記錄好談話的所有信息,并且檢驗離職面談信息真?zhèn)?,提煉信息輸出報表,采取相應改進措施,及時存檔。遇到敏感問題最好記在心里而不要當面記錄,等面談結(jié)束后再用書面形式記錄下來。通過與助理和在職員工的面談,驗證離職員工信息的真?zhèn)危詈髮γ嬲勑畔⑦M行客觀的分析,得出真實的離職動機。最重要的是要將面談重點記錄下來,便于之后的分析整理工作。人力資源部門應以月度、季度或年度等為時間單位,將離職面談所獲的信息、數(shù)據(jù)進行細致分析,提煉出導致員工流失的關鍵要素,測算出流失成本,綜合成離職原因分析統(tǒng)計報表。通過分析匯總,全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據(jù)此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議,報分管領導參考決策。